探感物联:RFID固定资产盘点与追踪系统

背景概述:

固定资产盘点关系到企业对自身资产的掌握和配置情况,实时准确的了解到资产的情况,可以有效的控资产配置情况,能够提高对企业资产的准确了解。

目前企业固定资产盘点表格,企业大多数资产盘点都会使用条形码和条码枪进行管理。不过随着时间的推移,条形码的不耐脏、数据存储量小、读取距离短、不能批量读取等缺点渐渐显现,给固定资产的盘点带来不便企业固定资产盘点表格,这些均为探感物联RFID固定资产盘点与追踪系统的推出奠定了市场需求。

相较于条形码而言,RFID能够快速的读取到射频范围内的所有标签,读取距离可调节,无需光亮、近距离扫描,在时间利用和盘点效率上明显优于条形码;更重要的是目前全球通用的条形码号码也快要用光了,RFID标签可以反复读写且数据存储量大,这也为企业节省了开支。

系统特点:

对于探感物联研发的RFID固定资产盘点与追踪,既可以在原有条形码系统的基础上快速的升级到RFID固定资产管理,为由此需求的企业一步到位实现系统。

系统采用PC端和手持端两方操作,PC端用于导入数据及写卡。手持端实现资产查询、盘点和报表导出的功能。对于资产管理者而言非常便捷。

RFID固定资产盘点与追踪软件界面图

整个系统可以实现自动化绑定并录入标签与资产信息。电子标签免维护、使用寿命长、不怕污染并且可以重复使用。同时,由于RFID技术识别非常快速、具有识别数量多、距离远的特点、可以实现快速盘点与统计。让企业掌握资产的实时情况、合理的配置资产,实现对资产的追踪。

系统功能:

PC端RFID读写软件:

1、导入数据:导入资产信息Excel表格

2、开始写卡:根据导入资产信息表将对应资产信息写入RFID标签

手持端RFID资产管理APP:

1、资产查询:扫描资产标签快速查询当前资产信息

2、资产盘点:扫描资产进行资产盘点,统计盘点的资产数量及资产信息

3、导出报表:将盘点的资产信息进行导出用于统计

应用案例:

RFID固定资产盘点与追踪应用案例图

探感物联RFID固定资产盘点和追踪,是一项专门针对企事业单位固定资产盘点开发的系统,系统优于条形码的可实用性,已经在许多企事业单位中成功运行,如长江海事局、中国烟草、中国电子科技集团、广达电脑等。

首先,我们要明确一点,我们做得是企业内部审计,不是财务审计,也不是外部审计,不要将焦点都放在财务核算和信息披露上,不要将重点放在外部审计的程序上。

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如果去问一位内部审计人员(不是外审哟),哪项审计最无聊,也最难出成果?

肯定有一大部人说是固定资产审计,一方面审计时,需要审计人员到处跑着盘点资产,很累,很麻烦。

另一方面,财务处理又比较简单,很少有财务会做错账,很难查出问题。

大多时间,忙忙碌碌几天,审计报告上却没有几句话,是个吃力不讨好的活儿。

真的如此吗?

老审计告诉,怎么将没有多少内容的固定资产审计,查出一堆问题,并出具一个漂亮的专项审计报告!

简单说下,这次讲解主要是针对新人,唠得尽量细些,老审计们可以挑着看。

审计内容主要分两部分:一是财务账务管理审计;二是企业行政管理审计。这两块综合起来,才是一份完整的固定资产管理审计,缺少任一部分都不完整。

另外,也不要学那些上市公司的“审计专家”们胡说固定资产盘点必须有财务人员吗,他们审计程序看起来很高大上,文字也很专业、很优美,其实都是程序式的东西,对于一般企业的内部审计,根本不实用。

作为上市公司,会计政策变动都很难,他们是挖空心思做好利润操纵,不是为了少交税,而是为了报表好看。

对于一般的企业来说,固定资产管理的目的,一是少交税,二是使用时间长。所以我们不要经常看那些上市公司“行业大佬”们胡咧咧,因为对我们凡人来说,百无一用。

好了,该说干货啦。

我唠的思路,是按怎么编制审计报告的角度来倒说审计程序,大家看完就会明白怎么将一个报告做好啦,我说得都是实务问题,不是教科书上的。

一、财务核算管理部分

这一部分原本不想多说,因为很多教科书或审计学者们说得足够多啦,但想想,还是有必要简单说说与教科书中讲得不一样地方吧。

就不说那些买入假的资产,不符合预算管理、不符合采购程序,不符合报废处理,不符合抵押政策等情况,这类业务可以让外部审计去做,作为内部审计,我们都很清楚企业运营是怎么回事儿,把这些东西写出来没有一点意义。

劝动物动物

1.入账管理

一般教科书或有些高人们在教导新人时,都是想要涉及到固定资产支出的尽量资本化,就是说,买一个固定资产能资本化都资本化,不能资本化的想办法资本化,显得资产多。

真的如此吗?

对我们一般的小企业来说,我们内部审计时,应该提出这样的建议:尽量费用化,这样省得分到以后期间折旧,将费用直接计入当期固定资产盘点必须有财务人员吗,早早就能抵扣利润和所得税,不要想着以后也可以抵扣,要知道只有当下的现金支出减少才是最重要的,一来现金的时间价值,二来你怎么知道将来还有利润让你抵扣?未来的不确定性太多。

有人说,现在企业没利润,放到以后可以抵更划算,你也不想想,企业亏损5年内都可抵扣,你5年了还没利润,企业还经营个毛线呐?

另外,一方面,固定资产能早点确认就早点确认,不到等一切条件就绪了,可以用了再确认。尤其是一建筑物,干完一部分确认一部分,别等五六年啦还是在建工程。

原则上,就是早确认资产,早点折旧,早点得利。

我讲得只针对一般小企业,那些想让报表好看的人,不管是为了贷款还是股票市值,你可以根据需要胡整,反正你们了不是为了省税金,也不是为了用得久一点。

2.折旧和减值

先说减值吧,对于一般企业来说,能不做就不做吧,一来是财务处理麻烦,二来税局人家也不认,做了没多少用(上市公司除外哈)。如果减值影响大,就做一个备查账本。

折旧政策,有些财务人员会将折旧周期弄得很长,会把不同类型的固定资产搞混,造成折旧期不同,或有些人在财务软件上,将固定资产折旧设计给弄错。

这一点可以查一查,很容易查,如果有问题,就写入报告。

折旧周期按最低时间标准来,不要弄得超了。

3.残值

首先残值能少计就少计,最好是0残值,看到有财务弄一大堆残值,在审计报告中狠狠地批他们就是啦。

按照会计规范,如果折旧期完了,固定资还能用,就将残值一直保留在账上。

发现这种情况,我们就提出建议:有残值也要尽量做报废处理,哪怕能用也要报废掉,有没有残值收入没关系,全部给计入当期损益中。这样有利于早点抵税。

最后真发现有残值收入,再计营业外收入不迟。

4.财务人员未参与固定资产盘点

这个是最常见的问题:财务人员基本很少参与盘点,一般都是由行政部门负责盘点。

这时我们就可以在报告内提出,公司财务人员需要参与盘点。

还就是固定资产台账,财务是否做得有?不要以为在软件内录入卡片账就行,现实中有很多损失、空置等信息未录。

财务的台账不应该与行政用的是一个台账。实务中,很多财务是不做的,我们要在内部审计报告内提出建议。

5.固定资产和低值易耗品的分类

这个可以根据使用时长和金额来划分,但是财务确认时经常以金额为标准。只要超出3000元或5000元的,用时超过一年的,就计固定资产。

我们建议:财务做账时,尽量少入固定资产,能入费用就入费用,能入低值易耗品就入低值易耗品。以这个原则来查看固定资产入账数据,把小金额都给筛出来,3万甚至5万为标准都不过份。

要注意:行政管理部门的固定资产和财务入账数据是不一样的。

行政的固定资产台账中应包括很多低值易耗品,很多不能单独计量的固定资产,是可以入到行政管理台账,行政管理是为了使用和维修,不是为了入账。那些使用周期长的,都可以入他们的台账。报告中可以提这样的建议。

财务管理和行政管理最大的区别就是:财务能划入固定资产就不入,行政管理是能划入固定资产就划入。行政是线下的台账管理,不影响财务做账,也不影响税务,所以原则上是台账越完整越好。

二、行政管理业务

行政管理就不解释那么细了,涉及到的都是日常管理,只说最易出现问题的地方;

1.行政的固定资产台账常见问题

(1)压根儿没有台账;(2)台账信息不完整:没有存放位置,没有使用状态;没有尺寸规格;没有转入转出时间点;没有使用部门或人员,甚至我们可以建议重大固定资产要有照片登记;(3)台账登记:没有及时更新,甚至只有盘点时才更新一次。台账内容与现实差距过大等;(4)资产不完整。很多装饰品、低值的用品应该计入行政管理的固定资产,比如:各类可移动石材造型(原可能计入房建费用);各类装饰画;各类小品物件等,这个要根据公司常有的资产来判断。

总之,是不是入行政类管理台账的依据,就是可重复利用,且可长期使用的,不一定非得价值大的。

2.缺少专人管理

(1)没有专人管理,没有将固定资产管理记入岗位职责;(2)固定资产管理经常换人,相关资料交接不完整;(3)只有采购流程,没有使用的管理制度和流程等。

3.使用过程管理

(1)出现损坏就扔在那儿不管,不修理而是直接买新的,这个是最常见的问题,要查验仓库和台账,看是否有重复购买现象;(2)配置标准。不应该配的资产配置啦:比如小员工配茶几,配汽车。岗位调动后,个人用的资产该重新分配未处理;(3)资产转移手续未办理:固定资产一般都是集团采购的,公司之间、不同团队间会相互转移,甚至私下转移使用,比如电脑、办公桌椅、打印机等设备,这些都未办理手续,这一块也是很重要的一项。

4.盘点

这是最累人的一块儿,但也是不可少的一块儿。必须做,偷懒的话可以抽检,但最好还是全面盘点,不然查不出东西。

先看看他们有没有固定资产盘点记录,有的公司要求一年盘点一次,有的公司要求半年一次,看看他们做了没?

要全面查看仓库,要知道企业内部一共有几个仓库,重点要看那些临时仓库,那里面经常会有一引起意想不到的东西,看看是否登记或是否应该处理。

5.损坏处理

最常见的其实是损坏后,不能用了,还不上报,怕领导处罚,往往财务账上还有东西,实际已经不再使用啦,这需要将财务台账、行政台账、仓库明细相对比。

损坏的责任人是否有?应该怎么追责?

我在实务中真盘出一例大的,一辆小汽车丢几年了,行政不上报,公司高层一直不知道。

今天就说这么多吧。这些内容足够一个入门人员出具一个审计报告啦。


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